Adresár firiem a osôb

Základný popis

Adresár je centrálnym úložiskom záznamov o firmách a osobách a miestom pre ich spravovanie. Je základným pracovným prvkom informačného systému prepojeným so všetkými ostatnými modulmi systému. Databáza klientov je interaktívne dosiahnuteľná zo všetkých miest systému, kde sa pracuje s klientskou časťou. Široká možnosť triedenia a rýchle vyhľadávanie podporujú rýchlu a bezchybnú prácu s informačným systémom. Pri každej firme je možné evidovať sídlo a ľubovoľný počet prevádzkarní, ktoré majú vlastnú adresu a ďalšie vlastnosti (napr. typ prevádzkarne, hromadná korešpondencia a pod.). Na dokladoch je teda možné zadávať aj odkaz na prevádzkarne firiem.

K firmám je možné pripojiť ľubovoľný počet osôb. Osoby môžu byť priradené k jednej alebo viacerým firmám. Osoby v adresári môžu mať priradené všeobecne definované posty (napríklad riaditeľ, vedúci výroby, účtovník atď.), ktoré je možné následne hromadne oslovovať pomocou jednoduchého výberu. Skupinové a sofistikované vyhľadávanie v adresári firiem tiež podporujú definovateľné kľúče. V definícii kľúča sa volí jeho vlastnosť, napr. dodávateľ, odberateľ, častý dlžník, lokalita a pod. a hodnoty, ktoré môžu kľúče nadobúdať. Ďalšou možnosťou triedenia a vyhľadávania vo firmách je kategorizácia, ktorá umožňuje evidovať ručne zadávané údaje (napr. právna forma, počet zamestnancov a ďalšie), tiež údaje automaticky vypočítané systémom (napr. obrat, pohľadávky, priemerná doba splatnosti a ďalšie).

Prínosy pre užívateľa

  • rýchle zobrazenie všetkých dokladov k firme a osobe v adresári
  • okamžité zobrazenie informácií z internetového obchodného registra alebo iných portálov
  • efektívne vyhľadávanie vo firmách aj v prevádzkárňach
  • možnosť uloženia obrázkov k firmám a osobám (fotografie, logá a pod.)
  • rôzne možnosti opráv, zlučovanie duplicitne zadaných firiem do jedného záznamu a naopak
  • premietnutie výberu skupín firiem podľa filtrov alebo kategorizačných údajov do obmedzenia dokladových a iných agend pomocou tzv. ABRA schránky
  • podpora marketingu (na vykonávanie segmentácie trhu, zaradenie firiem do kategórií a možnosť reportovania podľa týchto kategórií)

Funkcie a vlastnosti

  • evidencia bankových účtov k záznamom firmy
  • záznam firmy obsahuje všetky dôležité obchodné informácie, ako sú doba splatnosti, zľavy (dealerské, sortimentné a i.), dealerské triedy, individuálne firemné cenníky, preferované meny a rada ďalších údajov
  • import údajov firmy z portálu ARES, umožňujúci rýchle a pohodlné založenie nových firiem či doplnenie údajov u existujúcich (platné pre ČR)
  • možnosť zadania a sledovania dovolených kreditov na pohľadávky ku každej firme
  • hromadné opravy položiek osôb, firiem, kľúčov a kategorizačných údajov
  • možnosť automatickej aktualizácie počítaných kategorizačných údajov
  • zobrazenie histórie zmien údajov firmy
  • adresár osôb je prepojený do ostatných agend v systéme, kde je zadávaná osoba (mzdy, výroba, majetok a ďalšie)