Dokumenty a prílohy

Základný popis

Agenda zaisťuje prehľadné usporiadanie, ľahkú dostupnosť a správu elektronických dokumentov, ako sú výstupy z Office, PDF, obrázky, výkresy a ďalšie. Dokumenty môžu byť napr. elektronicky zaslané faktúry od dodávateľov, elektronické výkazy generované zo systému ABRA (napr. podanie Intrastat), ktoré sa ďalej odosielajú na portál verejnej správy či inú štátnu inštitúciu. V systéme sú dokumenty prepojené s produktami, firmami, zákazkami, obchodnými prípadmi, projektami a dokladmi. Agenda umožňuje v kombinácii s automatizačným serverom automatické spracovanie dokumentov, s jej pomocou môže byť napríklad doručená elektronická faktúra automaticky uložená medzi faktúry prijaté. Doklady môžu byť elektronicky schvaľované podľa nastavených scenárov. Pre jednoduchú tvorbu a aktualizáciu vnútropodnikových smerníc či znalostných databáz je pripravená agenda Wiki založená na princípoch známej Wikipédie. Dokumenty je možné ukladať priamo do databázy systému.

Prínosy pre užívateľa

  • automatizácia obstarania dokladu skenovaním, prichádzajúcim e-mailom, načítaním z FTP, zo sledovaných adresárov a ďalších
  • zrýchlenie spracovania, obehu, schvaľovania dokladov
  • nulová chybovosť pri automatizovanom spracovaní elektronických dokladov
  • automatizácia výmeny a spracovania dokumentov s obchodnými partnermi a úradmi
  • nahradenie obehu papierových dokladov
  • dosiahnuteľnosť dokumentov cez vzdialený prístup
  • štruktúrované a rýchle vyhľadávanie podľa rôznych kritérií ako v ostatných agendách systému
  • zdieľanie dokumentov pracovnými skupinami, ich distribúcia v rámci firmy
  • evidencia a distribúcia vnútropodnikových informácií s jednoduchou a rýchlou editáciou
  • riadenie prístupu k jednotlivým dokumentom pre jednotlivých užívateľov alebo skupiny užívateľov

Funkcie a vlastnosti

  • rozdelenie dokumentov do kategórií, ktoré určujú aj spôsob ich spracovania vrátane úrovne automatizácie
  • priamy náhľad pre dokumenty podporujúce OLE technológiu
  • štandard ISDOC pre elektronickú fakturáciu s elektronickým podpisom
  • definícia front súborov pre automatický príjem a ukladanie doručených dokumentov
  • evidencia účastníkov pre zdieľanie dokumentu s možnosťou regulácie prehliadania a úprav pre konkrétne dokumenty
  • možnosť dopĺňania driverov na rozšírenie automatického spracovania
  • podpora ukladania dokumentov metódou drag-and-drop
  • okamžité otvorenie dokumentu na prehliadanie a úpravy
  • automatická komprimácia dokumentov
  • možnosť zamykania dokumentov, sledovania revízií