Workflow

Základný popis

Slúži na riadenie pracovných procesov, správu dokumentov a zdieľanie informácií vo vnútri firmy aj vo vzťahu s obchodnými partnermi a zákazníkmi. Všetky, pre firmu dôležité informácie, sa sústredia do jedného miesta, výrazne sa tak uľahčuje ich správa a zdieľanie. Systém poskytuje centrálnu správu informácií (tímová komunikácia, súbory, úlohy, kalendáre, procesy a e-maily) a zaisťuje efektívnu distribúciu informácií medzi užívateľmi. Úlohy sú automaticky predávané jednotlivým riešiteľom a prebieha kontrola ich spracovania. V akomkoľvek okamihu je k dispozícii prehľad nad aktuálnym stavom procesu (napr. aké úlohy sú práve spracovávané, kto ich rieši, aké sú termíny atď.). Prehľad nad procesom je v textovej aj grafickej podobe. Samozrejmosťou je dozeranie nastavených termínov, upozornenie na ich prekročenie, eskalácia spracovania procesu v kritických situáciách. Všetky funkcie a myšlienky modulu Workflow smerujú k vyššej produktivite procesov a zamestnancov.

Prínosy pre užívateľa

  • automatizácia a zvýšenie produktivity firemných procesov
  • predávanie úloh a dokumentov podľa definovaných pravidiel zodpovedným zamestnancom
  • preukazná evidencia priebehu všetkých procesov
  • dozeranie termínov, upozorňovanie na termíny
  • eskalácia kritických úloh
  • automatizovaná tvorba dokumentov, generovanie dokumentov
  • reporting prebiehajúcich procesov a činností
  • implementácia procesov rôzneho rozsahu a charakteru (obchodné, výrobné, prevádzkové, logistické a ďalšie)
  • implementácia systémov riadenia kvality (napr. ISO)

Funkcie a vlastnosti

  • grafický návrh procesov a ich vlastností
  • pomocou grafického návrhára (Workflow Designer) je možné popísať procesy vo firme
  • šablóny procesov
  • preukazná evidencia priebehu všetkých procesov
  • predávanie úloh a dokumentov podľa definovaných pravidiel zodpovedným zamestnancom
  • riadenie prístupu pracovníkov k procesom a dokumentom
  • správa dokumentov, firemného obsahu a ich začlenenie do procesov
  • správa šablón (vzorov) a dokumentov v ľubovoľnom formáte
  • zabezpečenie prístupu k citlivým firemným dátam pomocou niekoľkých úrovní prístupových práv a zabezpečenej databázy
  • automatické verzovanie dát (dokumentov)
  • preukazná evidencia všetkých činností v systéme
  • správa elektronickej komunikácie a kľúčových dát firmy
  • e-mailový klient
  • zdieľaný kalendár