Základný popis
Slúži na riadenie pracovných procesov, správu dokumentov a zdieľanie informácií vo vnútri firmy aj vo vzťahu s obchodnými partnermi a zákazníkmi. Všetky, pre firmu dôležité informácie, sa sústredia do jedného miesta, výrazne sa tak uľahčuje ich správa a zdieľanie. Systém poskytuje centrálnu správu informácií (tímová komunikácia, súbory, úlohy, kalendáre, procesy a e-maily) a zaisťuje efektívnu distribúciu informácií medzi užívateľmi. Úlohy sú automaticky predávané jednotlivým riešiteľom a prebieha kontrola ich spracovania. V akomkoľvek okamihu je k dispozícii prehľad nad aktuálnym stavom procesu (napr. aké úlohy sú práve spracovávané, kto ich rieši, aké sú termíny atď.). Prehľad nad procesom je v textovej aj grafickej podobe. Samozrejmosťou je dozeranie nastavených termínov, upozornenie na ich prekročenie, eskalácia spracovania procesu v kritických situáciách. Všetky funkcie a myšlienky modulu Workflow smerujú k vyššej produktivite procesov a zamestnancov.
Prínosy pre užívateľa
- automatizácia a zvýšenie produktivity firemných procesov
- predávanie úloh a dokumentov podľa definovaných pravidiel zodpovedným zamestnancom
- preukazná evidencia priebehu všetkých procesov
- dozeranie termínov, upozorňovanie na termíny
- eskalácia kritických úloh
- automatizovaná tvorba dokumentov, generovanie dokumentov
- reporting prebiehajúcich procesov a činností
- implementácia procesov rôzneho rozsahu a charakteru (obchodné, výrobné, prevádzkové, logistické a ďalšie)
- implementácia systémov riadenia kvality (napr. ISO)
Funkcie a vlastnosti
- grafický návrh procesov a ich vlastností
- pomocou grafického návrhára (Workflow Designer) je možné popísať procesy vo firme
- šablóny procesov
- preukazná evidencia priebehu všetkých procesov
- predávanie úloh a dokumentov podľa definovaných pravidiel zodpovedným zamestnancom
- riadenie prístupu pracovníkov k procesom a dokumentom
- správa dokumentov, firemného obsahu a ich začlenenie do procesov
- správa šablón (vzorov) a dokumentov v ľubovoľnom formáte
- zabezpečenie prístupu k citlivým firemným dátam pomocou niekoľkých úrovní prístupových práv a zabezpečenej databázy
- automatické verzovanie dát (dokumentov)
- preukazná evidencia všetkých činností v systéme
- správa elektronickej komunikácie a kľúčových dát firmy
- e-mailový klient
- zdieľaný kalendár
